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每个食堂都有采购执行过程的总体监控,包括:负责制定、调整《统采验收标准》。具体流程化的操作是怎样的,满客宝为您揭晓。
各项目经理对项目的采购订货验收全过程负有管理责任;厨师长对订货的合理性及食品原材料验收的质量进行把关;各项目库管员负责具体向供货商订货,并核对采购的数量。
一、采购计划
年度采购计划即餐分公司各项目年度预算的原材料成本科目;日采购计划即各项目每日申购、订货单。
二、申购
1、项目内按班组进行申购,各班组根据下周菜谱的要求,一线员工向班组长提出申请,班组长根据本班组消耗情况填写当日的申购单(纸质)报厨师长审核,申购单要明确物品的等级和质量要求。
2、直进直出类物品(蔬菜、生鲜类)由厨师长审核采购的合理性和必要性后,签字交给库管员录入当日订货单(电子);调料、物耗、粮油类、冻货类、酒水饮料类物品由库管员根据库存情况填写申购单(纸质),交给厨师长审核后,自行录入当日订货单(电子)。
三、订货
1、每日19:00前(最后时点),各项目指定人员必须将当日的订货单(电子)及送货要求用项目指定电子邮箱发至相应指定的供货商邮箱,同时抄送给餐分综合部邮箱备查,订货人员应电话联系供货商确认订货信息,如有变动调整,须采取同样程序。
2、归属于统采目录内的,由同一供货商负责的零时性补货、换货应严格执行统采的价格、质量标准要求,严格验货程序,不能特殊对待。
3、对于临时性、零星性采购,且在统采目录外的物品,不属于本制度管理范畴,填写支出报销单,走一事一报程序。
四、送货
1、送货基本要求:送货的人员证件齐全(健康证、驾驶证);送货的交通工具符合卫生标准。
2、供应商应确保按时送货,送货迟到超过半个小时,项目可罚乙方当天总采购金额的10%。
3、送货时间要求及送货频次要求须报餐分综合部备案。各项目订货应有一定的计划性,避免供货商时间和运输费用的无谓耗费。
一般情况下送货频次:蔬菜、鲜肉类1次/天,其它类别2-3次/周;
特殊情况下(库存限制或甲方特殊要求):与供货商确定合理的送货频次和送货时间。
4、送货异常情况处理:遇供货上出现特殊情况(如生病、车祸等),无法正常按要求送货,各项目应立即通知餐分公司综合部,采取紧急调用其他供货商支援、应急调整菜谱、临时自行采购等措施,千方百计确保正常供餐。
五、验货
1、一般情况下,厨师长、库管员必须亲自参与验货。特殊情况下,可委托有验货能力的人员(切配主管)参与验货,但厨师长和库管员必须签字确认。调料物耗类由库管员独自验货;其它品类为库管员、厨师长共同验货。
2、餐分综合部负责组织验货标准的制定和发布工作;定期根据市场和菜品情况进行修订;相关标准必须征求各项目厨师长的意见和建议,及时调整,验收标准见附件3。
3、各项目验货人员必须严格按照标准和要求验货。必须与供货商保持距离,严禁有经济上往来,严禁接受供货商吃请,不允许串通作假,发现一起一律严惩,从重处理。
4、所送物品质量不合格或者数量不达标,供货商应及时补货、换货,不能影响项目供餐,此类情况发生,项目经理应做好相关记录。
5、各项目纸质版的订货、验货单一式二份(可复写式),由供货商打印,每份儿送货验货完毕后,项目经理、厨师长、库管员、供货商均签字确认才有效,一份供货商留存,一份项目库管留存(餐分综合部不定期核查,为巡检必查内容)。
满客宝整理的采购流程是收集了多年优质客户的管理经验所得,希望对相关食堂管理者有所帮助。
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