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发布时间:2016-06-22 16:26:01.0     


    会计核算工作是财会工作最基本也是最重要的内容,食堂管理人员应熟悉会计核算的基本流程和方法。通俗地讲,食堂经理应该知道本食堂的账是怎么做出来的,用了哪些基本的核算方法。只有这样,食堂经理才能对自己读到的财务报表做到心中有数。
一、会计核算的流程和方法
    会计核算是一项非常专业的工作,涉及许多专业术语和专业技巧,要理解透彻并不容易。也许通过完整地讲述一个例子,可以让读者直观地了解会计核算的流程和方法。
(一)会计核算的流程
    老王是一家食堂的采购人员,月初采购了一批调味品,货款共计5000元,在货物送到仓库验收后一周内办理付款手续。这样的业务是任何食堂每天都可能发生的经济活动,按照会计的反映职能,本月底或下月初,食堂经理在这个月的报表时,所看到的成本数据一定包含了这5000元。同时,财务部门的会计记录中也必然会有这笔业务的清晰记录。下画所要探讨的是,这笔业务的数据是按照
怎样的流程进入到会计记录当中的。
将这一过程归纳成以下5个步骤。
1.整理单据
    老王在货物验收入库后,要将与此次采购有关的原始单据整理好。这些原始凭证可能包括以下(全部的或部分的)文件、单据。
(1)货物的采购合同或采购协议。
(2)货物的入库验收单据,上面应该有供应商、采购人员(老王)、仓库管理人员等相关责任人的签名。
(3)供应商提供的销售发票,或是双方认可的其他收款凭证。
(4)与此次采购活动有关的其他费用凭证,如运输费、保管费、差旅费等。
2.填单、逐级审批
    老王将原始单据整理好后,应在毎张单据上签好自己的名字,再根据付款对象的不同,分别填写申请付款单,并把对应的原始单据附在后面。申请付款单填好后,老王签上自己的名字,逐级交给本部门负责人、财务负责人、食堂负责人签字。
3.付款
    申请付款的审批手续办理完毕之后,申请付款单将被送回到财务部门。出纳人员据此填制付款凭证,再支付款项。付款方式一般是银行转账或现金支付。如果是银行转账,出纳要登记银行存款日记账如果是现金支付,出纳要登记现金日记账。

付款结束后,出纳员会把所有单据转至会计处,会计要根据付款凭证上的会计分录登记会计账簿。会计分录通常采用复式记账法,老王的这笔费用一般记作
借原材料——调味品                 5000
贷银行存款(或现金、应付账款)        5000
    这时,会计人员将在。原材料。账户下的借方记5000元,在。银行存款。账户(也可能因支付方式不同记在现金或应付账款账户)下的贷方记5000元。登记完毕后,老王的这笔采购业务的所有凭证将被作为会计档案,交由专人保管,一旦有需要时,可随时查找和核对。
5.编制财务报表
    月末,会计人员在制作财务报表时,这笔业务将和其他原材料一起被记入"资产负债表"中的"原材料"账户,成为食堂经理可以看到的财务信息。当然,如果这批货物在当月被部分或全部领用,这笔资金也将转换形态,不再是祛原材料。而是生产成本,最后再转至"本年利润"账户。但是,每发生一次这样的变化,都要再进行一次完整的会计核算。
    总结这个案例,会计核算的5个步骤实际上可以简化成3个环节。对会计人员来说,这3个环节不断周而复始,形成所谓的会计循环,如图所示。






其方法主要有7种,列举如下。
1.合理地设置会计科目和账户、
2.采用复式记账法.
3.填制和审核会计凭证。
4.登记账簿。
5.成本计算。
6.财产清查,核对账目。
7.编制会计报表。
    会计核算方法对会计人员来说是必备的职业技能,但对食堂经理来说,只要了解一些原理和要点就可以了。在后面的内容中,将有选择性地讲述重要的知识点。
二、会计核算管理要点
    会计核算工作的基本要求就是两个词——及时、准确。具体地讲,就是要做到3个"相符。账账相符、账实相符、账表相符。食堂经理作为管理者,要了解会计工作各环节的管理要点。
(一)会计凭证工作
    会计凭证有两种第一种叫原始凭证,是在业务开展过程中自然取得的凭证。上例中,老王收集的合同、发票、入库单等单证都属于原始凭证;第二种叫记账凭证,它是在会计核算过程中,为满足规范管理的要求,在原始凭证基础上填制的专用凭证。在老王的案例中,出纳填制的。现金付款凭证。就属于记账凭证。记账凭证一般有3种,分别是付就凭证、收款凭证和转账凭证。会计凭证工作主要包括3个方面凭证的填制、凭证的审核、凭证的保管。

1.凭证的填制
    会计凭证的填制是专业财会人员的工作,食堂经理不必亲自去做。需要说明的是,要提高凭证填制的整体质量,食堂经理应该让财会人员经常接受专业培训,对财会人员的业务能力加强监督和考核。

2.凭证的审核
    凭证的审核是保证会计工作质量的核心环节。企业的财务管理如果出现道德问题,比如挪用公款、虚报费用、瞒报收入等,一定会在会计凭证方面做文章。所以,凭证的审核好比是食堂财务安全的一道道"安全门。,必须层层把关、点滴不漏。一般所说的。审计。工作(俗称。查账朴),主要检查的就是会计凭证。
    原始凭证有来自企业外部的,也有来自内部的。审核工作相对繁杂。原始凭证的审核主要做3方面的工作第一,审核原始凭证是否合法、合理,例如,少数企业为逃税,可能出具假发票,这是违法行为,要求财会人员加强审核力度第二,审核原始凭证是否真实、完整,相关责任人的签名和印鉴一个都不能缺少第三,审核原始凭证是否正确、清楚,如单价、数量、金额、大小写等各个细微
之处都要准确无误。
    记账凭证都来自财会部门,审核时强调专业技能的运用和把握,也主要做3方面的工作第一,审核记账凭证是否附有原始凭证,如要审核原始凭证是否完整齐全,并查看原始凭证的张数与记账凭证上记录的是否一致第二,审核记账凭证的借方、贷方科目是否正确第三,审核凭证的摘要是否填写清楚,有关人员的签字和印鉴是否完整。
    凭证的审核是一项十分细致和严肃的工作,因此审核者必须坚持制度、坚持原则,发现有不真实、不合法的凭证,财务人员可以不受理,并立即向上级汇报,追究相关当事人的责任。对于只是填写错误的凭证,应退回给经办人员,待其更然后再办理后面的手续。

3.凭证的保管
    会计凭证在完成账簿登记后,就要按照日期、编号和种类分别装订,成为会计档案,交给专人保管。
(三)合理设置会计账户
    企业的经济业务活动比较复杂,要准确记录财务信息,首先要对这些活动进行分类。按照业务活动的经济特征,把各类业务分成六大类,简称会计要素,分别是资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润。
    由于每个会计要素涵盖的内容都很广,无法简单地统一记录,可以针对不同会计要素的具体内容设置分类核算的会计科目,每个会计科目通常会有对应的会计账户。
    会计科目最少要设一级科目(也叫总分类科目),根据业务复杂程度还可增设二级、三级账户(又叫明细科目),会计账户与会计科目完全对应。食堂的业务活动相对来说比较简单,所以大多数科目只设一级,部分科目设有二级科目,很少有设三级的。
(三)会计账簿的分类与管理
    会计账簿按照用途来分,可以分为序时账簿(又叫做日记账)、分类账簿、联合账簿和备查账簿,比较常用的是序时账簿和分类账簿。出纳平时使用的现金日记账和银行存款日记账属于序时账簿,会计人员使用的总分类账和明细分类账簿属于分类账簿。分类账簿的账页格式有三栏式和多栏式两种。
在食堂财会工作中,账簿的设置和登记,以及账簿启用、登记、更正、结账和对账等工作,都属于财会人员的工作范畴。
(四)会计核算的成果——会计报表
    会计报表应该是食堂管理者了解本店财务状况最直接的方式、它是以会计日常核算资料为依据编制的,报表数据主要来自会计账簿。

(五)会计档案管理
    会计档案是会计核算过程中用到的所有原始的、中间的和结果性材料,包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告等。会计档案的管理要做好以下几项工作。
(1)明确会计档案的保管期限。会计档案分为永久保存和定期保存两类,定期保存的期限可根据会计档案的重要程度来区分,分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
(2)做好会计档案的保管工作。会计档案要按统一的方法整理立卷或装订成册,并且要编号,交由专门的部门或专人保管。会计档案保管时要注意防潮、防湿、防泄密、防损毁、防散失。电子类档案要有专门的保管方法。
(3)建立会计档案的借阅制度。会计档案由企业内部使用,原则上不得借出。如遇特殊情况,必须由单位的主管领导批准。会计档案借阅和归还时,必须有完整的登记手续。
(4)建立会计档案销毁审査制度。保管期满的会计档案,可按规定申请销毁,财务负责人、单位负责人必须签字同意,并报上级部门批准。会计档案销毁时,档案管理人员和财务人员要共同监督销毁,并在记录本上签字。

 


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